Officiële documenten
Legalisatie
Officiële documenten uit het buitenland zijn niet meteen geldig voor gebruik in Nederland.
Deze documenten moeten eerst geschikt worden gemaakt voor gebruik in Nederland. Een officieel document wordt afgegeven door autoriteiten. Dit kan bijvoorbeeld zijn: een geboorteakte, huwelijksakte of verklaring van ongehuwd zijn (ook wel: ongehuwdverklaring). Ook uitspraken van rechtbanken, zoals echtscheidings- en voogdijbeslissingen zijn officiële documenten.
Om buitenlandse, officiële documenten geschikt te maken voor gebruik in Nederland moeten deze worden gelegaliseerd of voorzien van een apostillestempel door de bevoegde autoriteiten van het land van afgifte.
Het legaliseren van een document betekent dat de Nederlandse ambassade of consulaat in het buitenland controleert of het document door de bevoegde autoriteiten van het betreffende land is afgegeven.
Veel landen zijn aangesloten bij een legalisatieverdrag. In dat geval is legalisatie door de Nederlandse ambassade of consulaat niet nodig. In dat geval kan worden volstaan met een apostillestempel, afgegeven in het land waar het document vandaan komt.
Op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is een overzicht met landeninformatie. Hier staat per land de informatie over het verkrijgen van officiële documenten, legalisaties en apostilles. Een apostille of legalisatie van een ongehuwdverklaring is maximaal 6 maanden geldig. Dat betekent dat de MVV binnen de geldigheidsduur van de apostille of legalisatie moet zijn aangevraagd. De termijn van 6 maanden gaat lopen vanaf de datum van afgifte van het document, en niet de legalisatiedatum.
Bij de meeste andere documenten kijkt de IND niet naar de ouderdom en het tijdstip van legalisatie van het document. Het gaat daarbij om documenten waarvan de gegevens zo definitief zijn dat de afgiftedatum minder van belang is. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een geboorteakte, een huwelijksakte, een echtscheidingsakte of een overlijdensakte. Deze documenten worden door de IND ook geaccepteerd als deze al een aantal jaar geleden zijn gelegaliseerd. Voorwaarde daarbij is dat de eerdere legalisatie door een Nederlandse instantie is gedaan.
Taal van buitenlandse documenten
Officiële documenten moeten zijn opgesteld in of vertaald naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits.
Een vertaling is alleen geldig in Nederland als deze:
- is opgesteld door een vertaler die door een Nederlandse rechtbank is beëdigd, of
- in het buitenland is opgesteld, mits de vertaling zelf ook is gelegaliseerd of (bij landen aangesloten bij het Apostilleverdrag) voorzien van een apostillestempel die is afgegeven door de bevoegde autoriteiten van het land.